1. Så behandlar SJ dina personuppgifter när vi rekryterar
Denna integritetspolicy beskriver hur SJ AB (”SJ” "vi" eller "oss") samlar in och behandlar personuppgifter under vår rekryteringsprocess. Informationen i denna policy gäller därmed dig som söker en tjänst hos oss eller om du kontaktas av oss med anledning av en rekrytering.
För att SJ ska kunna hantera ansökningar om anställning, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande behöver vi behandla vissa personuppgifter om dig som jobbsökande.
1.1 Personuppgiftsansvar och kontaktinformation
SJ AB, (org.nr 556196-1599) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter inom rekryteringsprocessen. Det betyder att vi ansvarar för att efterleva kraven gällande personuppgiftsbehandling som framgår av dataskyddsförordningen (GDPR) och andra tillämpliga dataskyddsbestämmelser. I denna informationstext framgår det vilka uppgifter om dig som jobbkandidat som vi kan komma att behandla. Vilka behandlingar som blir aktuella kan variera beroende på vilken typ av tjänst du söker samt hur långt i ansökningsprocessen du kommer.
Kontaktuppgifter till SJ AB
Adress: Vasagatan 10, 111 20 Stockholm.
Telefon: 010-751 60 00
Epost: kundservice@sj.se
Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter, kontakta dpo@sj.se.
1.2 Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter inom rekrytering?
När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det med tydligt definierade ändamål och med stöd av tillämpliga rättsliga grunder. De personuppgifter som vi samlar in måste vara relevanta för dessa ändamål. Om vi överför uppgifterna till en tredje part eller överför uppgifter utanför EU måste vi säkerställa att detta görs korrekt och med hänsyn till tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som de samlades in för.
Nedanstående redovisar vi ändamålen, personuppgiftsbehandlingarna, kategorier av personuppgifter som behandlas, lagliga grunderna för behandlingarna, lagringsperioderna för personuppgifterna samt kategorierna av mottagare av personuppgifter som är relevanta i samband med vår rekryteringsprocess. När vi stödjer vår behandling på den rättsliga grunden berättigat intresse beskrivs även innebörden av detta intresse.
Ändamål: Hantera din ansökan till annonserad tjänst.
Behandlingar som utförs:
- Mottagande och lagring av din ansökan och uppgifter,
- Genomgång och bedömning av kvalifikationer
Kategorier av personuppgifter: Namn, kontaktinformation, CV, personligt brev, betyg
Laglig grund: SJ:s berättigade intresse att rekrytera personal till verksamheten.
Lagringsperiod: Information sparas tills rekryteringsprocessen är avslutad och därefter sparas informationen i två (2) år, i enlighet med tillämplig arbetslagstiftning och diskrimineringslagar.
Kategorier av mottagare: Tjänsteleverantörer i form av rekryterings- och HR-system.
Ändamål: Bedöma dina kvalifikationer för den sökta tjänsten, inklusive referenstagning.
Behandlingar som utförs:
- Kontakt med dig via mail eller telefon
- Anteckningar från intervjuer med dig som kandidat
Kategorier av personuppgifter: Namn, kontaktinformation, CV, personligt brev, betyg, intervjuanteckningar.
Laglig grund: SJ:s berättigade intresse att rekrytera personal till verksamheten.
Lagringsperiod: Information sparas tills rekryteringsprocessen är avslutad. Därefter sparas informationen i två (2) år, i enlighet med tillämplig arbetslagstiftning och diskrimineringslagar.
Kategorier av mottagare: Tjänsteleverantörer i form av rekryterings- och HR-system.
Ändamål: Bakgrundskontroll för bedömning av lämplighet för tjänst.
Behandlingar som utförs:
SJ:s leverantör av bakgrundskontroll utför de nödvändiga kontrollerna. Beroende på rollen du söker kan kontrollen komma att innefatta cv-verifiering, belastningsregister, kreditupplysning, domstolsärenden, bolagsengagemang och exponering i medier.
Bakgrundskontroller utförs med transparens gentemot dig som jobbsökande, och endast med ditt godkännande.
Observera att vid utförande av bakgrundskontroller är SJ:s leverantör personuppgiftsansvarig för insamling och sammanställning av information. Leverantörerna meddelar SJ om rapportens slutsatser efter färdigställd rapport, men lämnar inte över någon skriftlig dokumentation. SJ tar därmed inte del av bakgrundsrapporten och behandlar heller inte personuppgifter från rapporterna
Kategorier av personuppgifter: Förekomst i belastningsregister och domstolsärenden, ekonomisk kontroll, kontroll av uppgifter om arbetsliverfarenhet och utbildning i ditt cv, förekomst inom mediabevakning, folkbokföringshistorik.
Laglig grund: SJ:s berättigade intresse av att undersöka lämplighetsaspekter av grundläggande betydelse i förhållande till den tjänst kandidaterna söker.
Lagringsperiod: SJ sparar inte informationen som leverantörerna av bakgrundskontroller presenterar.
Kategorier av mottagare: Uppgifterna överförs inte till någon mottagare.
Var uppgifterna inhämtas: Uppgifter inhämtas från domstolar, Skatteverket, kreditinstitutioner, tidigare arbetsgivare och referenter samt information som är tillgänglig genom sökningar på internet.
Ändamål: Tester som syftar till att bedöma hur dina egenskaper förhåller sig till den annonserade tjänsten och arbetsplatsen.
Behandlingar som utförs:
- Personlighetstest
- Logiska tester
Kategorier av personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, testresultat
Laglig grund: SJ:s berättigade intresse att erbjuda anställning till kandidater med rätt förutsättningar att utföra de sökta tjänsterna.
Lagringsperiod: Testresultaten finns tillgängliga 24 månader innan de raderas från leverantörens portal.
Kategorier av mottagare: Leverantörer av testverktyg.
Ändamål: Spara dina uppgifter i vår cv-databas för att kunna bemöta och försvara eventuell talan om diskriminering.
Behandlingar som utförs:
- Lagring av ditt cv och annan dokumentation som du har delat, såsom betyg, intyg och rekommendationer.
- Eventuellt som underlag i diskrimineringsmål om en talan om diskriminering skulle väckas mot SJ efter avslutad rekrytering.
Kategorier av personuppgifter: Namn, kontaktinformation, CV, personligt brev, betyg
Laglig grund: SJs berättigade intresse att kunna försvara sig i en diskrimineringstalan. Ansökningsunderlaget behöver bevaras för att kunna visa på sakliga grunder vid beslut om anställning.
Lagringsperiod: 24 månader, i enlighet med preskription för att väcka talan enligt diskrimineringslagen 6 kap 6 §
Kategorier av mottagare: Leverantörer av testverktyg. Domstol och myndighet som hanterar diskrimineringsärenden.
Ändamål: Spara dina uppgifter i vår cv-databas för att kunna matcha mot framtida tjänster som passar din profil.
Behandlingar som utförs:
- Lagring av ditt cv och annan dokumentation som du har delat, såsom betyg, intyg och rekommendationer.
- Eventuell kontakt med dig om en passande tjänst blir ledig hos oss. av testverktyg.
Laglig grund: Samtycke från dig att vi behåller uppgifterna i syfte att kunna matcha din profil mot framtida tjänster.
Lagringsperiod: 24 månader innan en ny förfrågan om samtycke skickas ut för att förlänga lagringsperioden
Kategorier av mottagare: Leverantörer av testverktyg.
1.3 Referenstagning
När en kandidat har avancerat till steget referenstagning i rekryteringsprocessen, ombeds kandidaten att tillhandahålla referenser.
Ändamål: Bedöma jobbkandidatens kvalifikationer för den sökta tjänsten genom referenstagning.
Behandlingar som utförs:
- Förfrågan skickas till kandidaten som anger referentens kontaktuppgifter. SJ kan även lägga in referentens kontaktuppgifter manuellt.
- Referensformuläret skickas till referenter via e-post och/eller sms.
- Möjligheten finns för rekryteraren eller referensen att i stället boka ett telefonsamtal. Svaren läggs sedan in manuellt.
Kategorier av personuppgifter: E-post, mobilnummer, prestation, omdöme
Laglig grund: SJ:s berättigade intresse att genomföra referenstagning vid rekrytering av personal till verksamheten.
Lagringsperiod: Information sparas tills rekryteringsprocessen är avslutad. Därefter sparas informationen i två (2) år, i enlighet med tillämplig arbetslagstiftning och diskrimineringslagar.
Kategorier av mottagare: Tjänsteleverantörer i form av rekryterings- och HR-system. Myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende. Myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av SJ enligt lag eller myndighetens beslut.
1.4 Dina rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter
Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt att få information direkt från oss om hur dina personuppgifter behandlas. Denna informationstext syftar till att uppfylla denna rättighet. Du har också vissa andra rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen, de kan du läsa mer om nedan:
1.4.1 Rätt till tillgång
Du har rätt att få veta om och hur vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas, ett så kallat ”registerutdrag”. Registerutdraget kommer att innehålla en sammanställning av de personuppgifter vi hanterar om dig samt information om på vilket sätt de behandlas.
1.4.2 Rätt till rättelse
Du har rätt att begära rättelse om dina uppgifter är felaktiga samt komplettera ofullständiga personuppgifter. Detta kan bli aktuellt om du exempelvis inser att du skickat in felaktig information inom din jobbansökan och vill rätta till detta.
1.4.3 Rätt till radering
Du har i vissa fall rätt att begära att få dina personuppgifter borttagna från våra system. Denna rättighet gäller när SJ behandlar dina personuppgifter trots att de inte längre är nödvändiga för ändamålet vi samlade in de för, om du invänder mot vårt berättigade intresse att behandla uppgifterna och vi inte kan påvisa ett sådant intresse eller om vi på annat sätt behandlar uppgifterna utan laglig grund.
1.4.4 Rätt att invända mot behandling
Du har rätt att begära att vi slutar behandla dina personuppgifter där behandlingen stöds på SJs berättigade intresse. Vid sådan begäran kommer vi göra en förnyad intresseavvägning. Om ditt intresse av att behandlingen upphör väger tyngre än SJ:s berättigade intresse är SJ skyldigt att upphöra med behandlingen.
1.4.5 Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att kräva att SJ:s behandling av dina personuppgifter (med undantag av lagring) begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:
Om du bestrider att dina personuppgifter är korrekta bör behandlingen begränsas under den tid SJ behöver för att kontrollera riktigheten av personuppgifterna.
SJ:s behandling är olaglig men du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av dess användning.
SJ behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Du har invänt mot behandling i enlighet med artikel 21.1 (se ovan rubrik) och väntar på om SJs skäl väger tyngre än ditt berättigade skäl.
Om du vill vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta oss enligt nedan
1.5 Din rätt att anmäla klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att SJ har brustit i efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen kan du anmäla detta till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Information och blankett för klagomål finner du på myndighetens hemsida vi denna länk.
